AIでできることは？ITが苦手な人でも使える仕事の活用例

最近はAIを使うことが急に当たり前になってきて、AIを活用できていない事に焦りを感じている人もいるんじゃないでしょうか。

でも、「具体的にAIって何ができる？」「自分の仕事でどう活用すればいい？」って、ピンとこない人もいるはずです。特にITが苦手な人からすると、「AI」って言葉だけでちょっと抵抗を感じてしまうかもしれません。

実は、私も最初はそうでした。「AIを使えば仕事が楽になる」って聞いても、何から手を付ければいいか分からなくて、ちょっと焦ったのを覚えてます。

実際に使い始めて分かったのは、AIって特別なものじゃなくて、日々の仕事の「ちょっとした手伝い」をしてくれる便利な道具ってことです。メールの文章を考えたり、調べ物をまとめたり、アイデアを整理したり。意外と役に立つ場面が多いです。

この記事では、AIでできることを「仕事」という視点で整理して、ITが苦手な人でも試しやすい使い方を紹介します。全部をいきなり使いこなす必要はありません。「こんな使い方もできるんだ」って知るだけでも十分だと思います。

AIで何ができる？ 仕事で使える基本的なこと

AIって聞くと難しい技術のように感じるかもしれませんが、仕事で使う場合はもっと簡単です。特に文章を作ったり、情報をまとめたりする作業はAIが得意としています。ここでは、仕事でよくあるAIの活用例を紹介します。

文章作成（メールや案内文）

AIが簡単に使えるのが、文章作成のサポートです。メールの草案や案内文などをAIに指示すると、ある程度の形に仕上げてくれます。

実際に仕事で使うと、「ゼロから文章を考える時間」が減るだけでも、かなり気持ちが楽になります。

私も最初は「AIに任せて大丈夫かな」って半信半疑でした。経理のメールとか、取引先への連絡は言葉遣いに気を遣うことが多いので、少し不安だったんです。

でも試しにAIに下書きを作ってもらったら、意外としっかりした文章が出てきて驚きました。もちろん、そのまま送るわけじゃないけど、ベースがあるだけで作業時間がグッと短縮できます。最初のうちは少し手間取ることもありましたが、慣れてくると「下書きを作るアシスタント」みたいな感覚で使えるようになります。

情報収集や検索

AIは調べ物にも使えます。

ネットで検索すると情報がバラバラに出てきますが、AIは内容をまとめて整理してくれます。

といった場面で役立ちます。

特に、小さい会社だと「調べる担当」が決まっていないことも多いはず。誰かが手が空いた時に調べてまとめる…みたいな流れ、よくありますよね。

そんな時に、AIに要点を整理してもらうだけでも、調査時間が少しだけ短縮できます。

ただ、AIの情報は必ずしも正しいとは限りません。重要なことは必ず自分で確認するようにしてください。あくまで「調査の下書きを作る道具」として使うのがおすすめです。

アイデア出しや企画

アイデア出しにもAIは使えます。

企画を考える時とか、文章のテーマを考える時って、最初のアイデアがなかなか出てこないことってありますよね。そんな時にAIに相談すると、いくつかアイデアを出してくれることがあります。

などです。

もちろん、そのまま使えるアイデアばかりではありません。でも「自分では思いつかなかった視点」が出てくることもあるので、考えるきっかけとしては役に立ちます。

私もWebディレクターの仕事で、記事のテーマを考える時にAIを使うことがあります。最初はAIに頼るのが少し不安だったんですが、実際に使ってみると「会議で壁打ちしてくれる相手」みたいな感覚で使えました。

人に相談するほどじゃないけど、ちょっと意見を聞いてみたい…みたいな時に便利です。

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AIって業務効率化にどう役立つの？

AIって聞くと「すごい技術」ってイメージが先行しがちですが、実際の仕事ではもっと地味な使い方の方が多いです。特に効果を感じやすいのは、日々のちょっとした作業です。ここでは、AIを使って仕事を効率化できる例を紹介します。

資料作成を効率化

仕事で意外と時間がかかるのが、資料作りです。企画書とか説明資料、社内向けの資料など、内容を整理して文章にするのって結構手間ですよね。

AIは、こういった作業の「たたき台」を作るのが得意です。

例えば、こんな使い方ができます。

特に、「構成を考える時間」を短縮できるのが大きなメリットです。ゼロから作るんじゃなくて、AIが出してくれた案を元に修正していくイメージです。

私も記事の構成とか資料の整理にAIを使うことがあります。最初は「逆に時間がかかるんじゃないか」と思っていましたが、慣れてくると下書きを作る時間がかなり短くなりました。

もちろん、最終的な内容は自分で確認しますが、最初の骨組みを作る作業が減るだけでも気持ちが楽になります。

事務作業を時短する

AIは事務作業の強い味方です。特に文章を扱う作業では効率化しやすいです。

こういった作業は、一つ一つは小さくても積み重なると時間がかかります。AIを使うと、文章の整理をまとめてできることがあります。

経理の仕事でもAIが役立つことがありました。例えば、取引先への説明メールです。内容を分かりやすくまとめる必要があるんですが、どんな言い回しにすればいいか迷うことがありました。

AIに下書きを作ってもらうと、少し硬い表現になることもありますが、文章のベースはしっかりしています。そこから自分の言葉に直すだけなので、文章を考える時間が少し短くなりました。

もちろん全部AIに任せるわけじゃありません。「考える時間を減らす道具」として使うと、日々の事務作業が少し楽になります。

マニュアルや社内文書を簡単に作成

小さい会社だと、マニュアルとか社内資料って後回しになりがちだと思います。忙しいと「分かる人がやればいい」ってことになって、作る時間がなかなか取れない…ってこと、よくあると思います。

AIはもちろんこういった資料作りにも使えます。

などです。

特に便利なのが、頭の中にある作業手順を文章にする作業です。箇条書きで内容を入力すると、AIが文章として整理してくれることがあります。

最初は、AIに社内資料を作らせることに少し抵抗がありました。でも、試しに業務手順を箇条書きで入力してみると、意外と読みやすい文章にまとまって驚きました。

細かい修正は必要ですが、最初から書くよりはかなり楽です。

「資料を作るハードルを下げる」という意味では、AIは強い味方になると思います。

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ITが苦手でも使いやすいAIツールを紹介

AIって聞くと、専門的なソフトとか難しい設定が必要なイメージがあるかもしれませんが、最近はブラウザだけで使えるツールも増えています。特に文章作成とか資料作成は、難しい知識がなくても試しやすいものが多いです。ここでは、ITが苦手な人でも使いやすいAIツールを紹介します。

ChatGPT

AIを使ったことがない人は、まずChatGPTを試してみるのがおすすめです。ブラウザで質問や指示を入力すると、AIが文章を作ったり、情報を整理したりしてくれます。

特に便利なのは、「文章のたたき台」を作れることです。仕事では文章を書く機会が多いので、ゼロから考えるのは時間がかかります。AIがベースを作ってくれるだけでも、作業の負担は少し軽くなります。

私も最初はうまく使えませんでした。質問の仕方が分からなくて、思ったような答えが出てこないことも多くて、「これは難しいかも」と感じたこともあります。

でも、少しずつ試していくうちに、「AIに相談しながら作業する感覚」が分かってきました。
今では文章の整理とかアイデア出しなど、ちょっとした場面で使う機会が増えています。

CanvaのAI機能

資料や画像を作る仕事が多い場合は、CanvaのAI機能も使いやすいです。Canvaはデザインツールですが、AIを使った機能も増えていて、資料作成のサポートに使うことができます。

特に資料作成では、デザインと文章を一緒に作れるのが便利です。テンプレートを選ぶだけで、見た目が整った資料を簡単に作れます。

小さい会社だと、専属のデザイナーがいないことも多いと思います。私が関わっている会社でも、資料は担当者がそれぞれ作ることが多く、見た目がバラバラになってしまうことがありました。

Canvaを使うようになってからは、テンプレートを使うだけでも資料の見た目が整うようになりました。さらにAI機能を使うと、文章の案も出してくれるので、資料作成の負担が少し軽くなったと感じています。

AIツールってたくさんありますが、まずは1〜2個試してみるだけでも十分です。
ツールを増やしすぎるよりも、使いやすいものを少しずつ使う方が続けやすいと思います。

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AIを仕事で使う時に気をつけたいこと

AIは便利なツールですが、万能ではありません。特に仕事で使う場合は、いくつか気をつけたいポイントがあります。ここを理解しておくと、AIを過信せずに、うまく付き合っていけます。

AIの回答は必ず確認する

AIは文章を作ったり、情報を整理したりするのが得意ですが、内容が必ず正しいとは限りません。たまに、もっともらしい文章でも事実と違う内容が含まれていることがあります。

そのため、AIの回答はそのまま使うんじゃなくて、「下書き」や「参考資料」として扱うのが基本です。

例えば、

などは、必ず自分で確認する必要があります。

私も最初の頃、AIが出してくれた文章をそのまま使ったことがありました。読みやすい文章だったので安心してしまったんですが、後で確認したら少し内容が違っていて、肝を冷やしたことがあります。

それ以来、AIの文章は「まず自分で目を通す」ようにしています。AIは便利ですが、最後の判断は人がするってことを忘れないようにしましょう。

社外秘の情報は入力しない

もう一つ大切なのが、機密情報の扱いです。AIツールによっては、入力した内容が学習データとして利用される場合があります。

そのため、

などの情報は入力しないようにしましょう。

特に小さい会社では、業務の情報が限られた人しか知らないことも多いので、うっかりAIに入力してしまうとリスクになることがあります。

AIは便利な道具ですが、会社の情報管理のルールとは別物として考えるようにしましょう。

例えば、会社名とか具体的な数字を入れずに、状況だけを説明する形です。それでも十分に参考になる回答が出てくることが多いですよ。

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AIは「小さな仕事」から試すくらいがちょうどいい

AIはまだ発展途上のツールなので、使い方によって便利さも変わってきます。ただ、難しく考えすぎる必要はないと思います。

最初から仕事を大きく変える必要はありません。

• メールの下書きを作ってみる
• 調べ物に使ってみる
• アイデア出しの相談相手にしてみる

といった小さな使い方でも、意外と役立つ場面があるはずです。

もしAIに少しでも興味があるなら、まずは無料のツールを触ってみるだけでも十分だと思います。実際に触ってみると、「こういう使い方ならできそうだな」と感じる場面が見えてくるはずです。

その中で、自分の仕事に合う使い方を見つけて、少しずつ続けていく。

AIとの付き合い方は、そのくらいの距離感でいいんじゃないかなと思います。